فصل شلوغ به معنای صندوق ورودی کامل، تقویم پر از جلسات و فهرست کارهایی است که فراتر از روز است. دستیار شخصی کمک خواهد کرد، اما استخدام یک دستیار در بودجه اکثر تیم ها نیست. دستیار Breeze HubSpot گزینه واقعی تری است و اکثر تیم ها تنها از کسری از آنچه واقعاً می تواند انجام دهد استفاده می کنند.
افزودن دستیار Breeze به دو چیز بستگی دارد:
- با استفاده از آنچه قبلاً در دستیار اصلی وجود دارد
- ساختن یک دستیار سفارشی آموزش دیده بر اساس اسناد فرآیند تیم شما برای سوالاتی که دستیار اصلی نمی تواند به تنهایی به آنها پاسخ دهد.
دستیار پایه به خوبی آماده پاسخگویی به سوالات CRM، آماده سازی جلسات و پیش نویس های ایمیل است. یک دستیار سفارشی ساخته شده از طریق Breeze Projects با یک انبار داده متصل شده، آن را به چیزی تبدیل می کند که فرآیندهای خاص شما را به جای دانش عمومی HubSpot می شناسد.
که Base Breeze Assistant در حال حاضر به خوبی از عهده آن بر می آید
هر پورتال HubSpot دارای دستیار اولیه Breeze است که از قبل روشن است و نیازی به نصب ندارد. این به طور مستقیم به CRM شما مرتبط است، بنابراین سوابق شما، مدل داده HubSpot شما و نحوه حرکت داده ها در سیستم شما را می داند. چند مکان که می توانید روزانه از آن استفاده کنید:
- خلاصه: یک مخاطب، شرکت یا قرارداد را انتخاب کنید و خلاصه‌ای از فعالیت، مراحل پیشنهادی بعدی و خلاصه‌ای از تمام معاملات باز مرتبط با آن سابقه را دریافت خواهید کرد.
- ایجاد کنید: پیش نویس ایمیل ها و وظایف، صورتجلسات جلسات و مکاتبات قبلی از زمینه CRM در یک مکان. اگر قالب‌های ایمیل از قبل بارگیری شده داشته باشید، به جای شروع از یک صفحه خالی، آنها را پر می‌کند. برای به‌روزرسانی‌های مکرر، حتی پیشنهاد می‌کند که بر اساس افرادی که در نسخه‌های قبلی گنجانده شده است، یک کپی یا bcc برای چه کسی ارسال شود.
- چگونه: سوالات عملیاتی یا فنی در مورد پورتال خود بپرسید، نه فقط سوالات عمومی HubSpot. این برای بیش از استفاده روزانه مفید است. به عنوان مثال، اگر یک ادغام شخص ثالث شروع به بازنویسی سوابق مخاطبین کند، می‌توانید الگو را توصیف کنید و از دستیار بخواهید هر رکورد دیگری را با همین مشکل پیدا کند. می تواند داده ها را غربال کند، روندها را مشخص کند و رکوردهای آسیب دیده را خیلی سریعتر از دستی جدا کند.
- جلسات: بر اساس مکالمات قبلی با آن مخاطب یک دستور کار ایجاد کنید، یا بعد از جلسه پیگیری خود را مشخص کنید.
ساخت یک دستیار سفارشی برای فرآیندهای واقعی تیم شما
Basic Assistant در دانش CRM قوی است، اما فرآیندهای داخلی شما را نمی شناسد مگر اینکه شما آن را آموزش دهید. این همان چیزی است که Breeze Projects برای آن است: یک نسخه نام‌گذاری شده و سفارشی‌شده از یک دستیار با دستورالعمل‌ها، نقش و پایگاه دانش خودش.
برای ایجاد یک، نام و توضیح مختصری از نقش آن به آن می‌دهید، به‌عنوان مثال، «مدیر انطباق فرآیند که از عوامل خط مقدم هنگام کار با خریداران و فروشندگان پشتیبانی می‌کند». از آنجا شما تصمیم می گیرید که چگونه آن را در اسناد وارد کنید.
شما دو گزینه دارید:
- فایل را مستقیماً در پروژه آپلود کنید
- مخزن را بسازید و به جای آن نصب کنید
اگر سند واقعا ثابت است، بارگیری مستقیم آن مشکلی ندارد. اما اگر چیزی است که به طور منظم به روز می کنید، مانند کتابچه راهنمای آموزشی که سالانه مرور می کنید، از انبار داده استفاده کنید. فایلی را در داخل مخزن تغییر دهید و هر درخواست یا پروژه ای که به آن ارجاع می دهد به طور خودکار به روز می شود. در عوض، مستقیما دانلود کنید و باید فایل را در هر جایی که به آن ارجاع داده شده است، پیدا کرده و جایگزین کنید.
مخازن اکثر انواع فایل را می پذیرند، و همچنین می توانید به جای اسناد خارجی، محتوای HubSpot موجود، مانند رکوردهای CRM، یا لیست های خاص (مانند لیست های مشتریان با ارزش بالا) را وارد کنید.
یک مرحله آسان برای پرش: پروژه به طور پیش فرض برای شما خصوصی است. اگر واقعاً می‌خواهید تیمتان از آن استفاده کند، روی فیلد دسترسی پروژه کلیک کنید، انتخاب کنید چه کسی دسترسی دارد (یا آن را برای همه افراد در پورتال باز کنید)، و سطح دسترسی آنها را به جای ویرایش فعال بگذارید، مگر اینکه بخواهید خودشان تنظیمات را تغییر دهند. سپس اعمال و ایجاد کنید. درخواست‌های ذخیره‌شده همچنین دارای سوئیچ اشتراک‌گذاری مجزای خود هستند، یک نماد مداد در پایین هر فرمان، بنابراین تا زمانی که آن را تنظیم نکنید، درخواست برای تیم شما قابل مشاهده نخواهد بود.
درخواست‌های ذخیره شده سؤالات متداول را به یک میانبر تبدیل می‌کنند
هنگامی که دستیار سفارشی ساخته شد، دستورهای ذخیره شده آن را به صورت روزانه موثر می کنند. هر سوالی که تیم شما به طور مکرر می پرسد را می توان به عنوان یک درخواست ذخیره کرد، بنابراین هیچ کس مجبور نیست آن را دوباره تایپ کند یا برای یافتن پاسخ در یک درایو مشترک جستجو کند.
درخواست‌های ضبط‌شده همچنین می‌توانند بر اساس یک برنامه اجرا شوند: روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه، در هر زمانی که شما مشخص می‌کنید. مخصوصاً برای کارهای تکراری مفید است. یک درخواست به‌روزرسانی هفتگی وضعیت می‌تواند به‌طور خودکار قبل از شروع روز ظاهر شود، بنابراین پیش‌نویس آماده بررسی و ارسال است به‌جای اینکه لازم باشد ایجاد را به خاطر بسپارید.
برخی اطلاعات دیگر شناخته شده:
- درخواست ها را می توان با کل تیم به اشتراک گذاشت یا برای شما خصوصی نگه داشت.
- استفاده از نماد @ در داخل یک فرمان به شما امکان می دهد مستقیماً یک شرکت خاص یا سابقه تماس را جستجو کنید، بنابراین درخواست ذخیره شده می تواند به جای اینکه عمومی بماند به “این حساب” اشاره کند.
- ویرایش یک درخواست ذخیره شده، از جمله مجوزهای آن، به تنظیمات درخواست با یک کلیک نیاز دارد.
برای شروع نیازی به مدارک کاملا آماده ندارید
اگر فرآیند شما از قبل به خوبی مستند شده است، تنظیم این بیشتر در مورد سازماندهی چیزهایی است که از قبل وجود داشته است. اگر آنها نیستند، دلیلی برای نادیده گرفتن آن نیست. با چیزی به سادگی سوالات متداول که تیم شما بیشتر می پرسد شروع کنید و پایگاه دانش خود را از آنجا بسازید. هر ویژگی خاص بهتر از هیچ است و هر بار که دستیار به آن اضافه می کنید مفیدتر می شود.
سوالات متداول
تفاوت بین دستیار اولیه بریز و دستیار سفارشی چیست؟
دستیار پایه استاندارد با هر پورتال ارائه می شود و بر اساس داده های CRM شما ساخته شده است: سوابق، قراردادها، جلسات و سوالات عمومی HubSpot. یک دستیار سفارشی ایجاد شده از طریق Breeze Projects بر اساس دستورالعمل ها و مستندات شما آموزش داده می شود تا به سؤالات خاص کسب و کار شما پاسخ دهد که یک دستیار اصلی نمی تواند بداند.
آیا باید فایل را مستقیماً در پروژه Breeze آپلود کنم یا یک مخزن بسازم؟
مستقیماً چیزی ثابت را بارگذاری کنید که تغییر نمی کند. برای هر چیزی که مرتباً به روز می کنید از یک مخزن استفاده کنید. جایگزین کردن یک فایل در مخزن به طور خودکار همه مراجع را به روز می کند، در حالی که دانلود مستقیم باید به صورت دستی در هر کجا که استفاده می شود جایگزین شود.
آیا دستیار بریز می تواند طبق برنامه کار کند؟
بله. درخواست‌های ضبط‌شده را می‌توان طوری تنظیم کرد که روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه در یک زمان خاص اجرا شوند، که برای کارهای تکراری مانند به‌روزرسانی‌های وضعیت یا گزارش‌هایی که در غیر این صورت باید به خاطر داشته باشید که خودتان ایجاد کنید، به خوبی کار می‌کند.
چه کسی می‌تواند دستیار Breeze سفارشی که من ایجاد کرده‌ام را ببیند و از آن استفاده کند؟
به طور پیش فرض، فقط شما. پس از ایجاد پروژه باید به طور صریح به تیم خود اجازه دسترسی بدهید، در غیر این صورت تنها کسی خواهید بود که می توانید به آن دسترسی داشته باشید.
برای تیم خود به کمک نیاز دارید؟
دستیار Breeze سفارشی فقط به اندازه مستندات پشت آن خوب است و ساختن آن یا کشف مستندات با شخصی که از قبل تنظیمات HubSpot را می‌داند آسان‌تر است. اگر برای گرفتن یک دستیار سفارشی برای تیم خود کمک می خواهید، بیایید صحبت کنیم.
