یک اشتباه پرهزینه توسط کارفرما برای اولین بار

استخدام اولین کارمند یک قدم بزرگ است. معمولاً به این معنی است که کسب و کار شما در حال رشد است و شما آماده هستید تا مقداری از فشار را از روی خود بردارید. اما با مسئولیت نیز همراه است، و بسیاری از کارفرمایان که برای اولین بار کار می کنند، میزان ساختار مورد نیاز را از ابتدا دست کم می گیرند. یکی از گرانترین اشتباهات کارفرمایان این است که فردی را بدون سیستم و انتظارات روشن استخدام می کنند. ساده به نظر می رسد، اما یک اثر موجی از مشکلات ایجاد می کند که می تواند به سرعت گران شود.

اشتباه واقعی کارفرمایان: فقدان ساختار

هنگامی که بدون دستورالعمل روشن استخدام می کنید، کارمندان شما می مانند تا خودشان مسائل را کشف کنند. ممکن است تصور کنید که آنها آن را دریافت خواهند کرد، به خصوص اگر به نظر توانمند باشند، اما این فرض اغلب منجر به سردرگمی می شود. کارمند جدید شما ممکن است هر بار وظایف متفاوتی را انجام دهد، ضرب الاجل ها را اشتباه درک کند و با اولویت های نامشخص مبارزه کند. با گذشت زمان، این منجر به ناامیدی در هر دو طرف می شود.

از دیدگاه شما، ممکن است به نظر برسد که کارمند عملکرد خوبی ندارد. از دیدگاه آنها، هرگز به آنها فرصت عادلانه ای برای موفقیت داده نشد. این قطع ارتباط جایی است که بهره‌وری کاهش می‌یابد، خطاها افزایش می‌یابد و روابط شروع به خراب شدن می‌کنند.

چرا کارفرمایان برای اولین بار در این تله می افتند؟

اکثر کارفرمایان برای اولین بار از مکانی می آیند که خودتان آن را انجام دهید. شما به مدیریت وظایف در ذهن خود، تصمیم گیری سریع و تطبیق در حین حرکت عادت دارید. این رویکرد زمانی که تنها هستید جواب می‌دهد، اما زمانی که شخص دیگری به تیم ملحق می‌شود، خوب کار نمی‌کند.

بدون سیستم های واضح، کسب و کار شما به شدت به حدس و گمان متکی است. حتی ماهرترین کارمند نیز نمی تواند در محیطی که انتظارات آن نامشخص است عملکرد خوبی داشته باشد. این رایج ترین اشتباهی است که کارفرمایان مرتکب می شوند، اما به این دلیل نیست که فرد اشتباهی را استخدام کرده اید. به عنوان یک کارفرما، باید شرایط مناسبی را برای موفقیت ایجاد کنید.

سیاست هایی که از این خطا جلوگیری می کند

راه حل این است که اقدامات ساده اما موثر را قبل یا بلافاصله پس از استخدام اجرا کنید. این شیوه‌ها وضوح ایجاد می‌کنند، کارایی را بهبود می‌بخشند و یک استاندارد حرفه‌ای برای نحوه عملکرد شرکت شما تعیین می‌کنند.

1. نقش ها و مسئولیت های تعریف شده

نقشی که به خوبی تعریف شده است، پایه و اساس هر استخدام موفق است. قبل از اینکه شخصی را به کشتی بیاورید، باید به وضوح مسئولیت های او را مشخص کنید، از جمله وظایفی که به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه انجام می دهد و همچنین اهداف بلندمدت مرتبط با این نقش. این سطح از جزئیات تضمین می کند که هم شما و هم کارمندانتان یک درک مشترک است از آنچه انتظار می رود.

علاوه بر فهرست کردن وظایف، مهم است که موفقیت را با عبارات قابل اندازه گیری تعریف کنید. به عنوان مثال، شما می توانید زمان پاسخگویی، استانداردهای کیفیت یا اهداف رضایت مشتری را تعریف کنید، نه اینکه صرفاً بیان کنید که یک کارمند باید «پرس و جوهای مشتری» را مدیریت کند. این وضوح به کارمندان کمک می کند تا کار خود را اولویت بندی کنند و مبنای منصفانه ای برای ارزیابی عملکرد به شما می دهد.

2. فرآیندهای کاری مستند

درک فرآیندها و رویه ها یک ملاحظات کلیدی است از یک شرکت موفق فرآیندهای مستندسازی تضمین می کند که وظایف به طور مداوم انجام می شوند، صرف نظر از اینکه چه کسی آنها را انجام می دهد. این شامل نوشتن دستورالعمل های گام به گام برای کارهای تکراری مانند پردازش سفارشات، پاسخگویی به مشتریان یا مدیریت سیستم های داخلی است. اگرچه ممکن است در ابتدا وقت گیر به نظر برسد، اما در نهایت با کاهش نیاز به توضیحات مکرر در وقت شما صرفه جویی خواهد کرد.

فرآیندهای مستندسازی شده نیز مقیاس شرکت شما را تسهیل می کند. همانطور که کارمندان بیشتری را استخدام می کنید، می توانید برای آموزش سریع و کارآمد اعضای تیم جدید به این اسناد اعتماد کنید. بدون آنها، کسب و کار شما بیش از حد به دستورالعمل های شفاهی وابسته می شود و خطر خطاها و سوء استفاده ها را افزایش می دهد.

3. دستورالعمل های ارتباطی واضح

ارتباط ضعیف اشتباه رایجی است که کارفرمایان در ابتدای سفر مرتکب می شوند. ارتباط موثر در همه روابط کاری ضروری است، اما زمانی که برای اولین بار کارمندان را مدیریت می کنید، اهمیت بیشتری پیدا می کند. ایجاد دستورالعمل های ارتباطی واضح کمک می کند برای اطمینان از جریان روان اطلاعات و انتظارات مدام برآورده می شود.

این شامل تعیین کانال‌های ارتباطی برای انواع مختلف وظایف، مانند ایمیل برای به‌روزرسانی‌های رسمی یا برنامه‌های پیام‌رسانی برای سؤالات سریع است. شما همچنین باید انتظاراتی را برای زمان پاسخگویی تعیین کنید و مشخص کنید که چه زمانی کارکنان باید به دنبال راهنمایی باشند یا تصمیمات مستقل بگیرند. این دستورالعمل ها سردرگمی را کاهش می دهد و به ایجاد یک گردش کار سازمان یافته تر و کارآمدتر کمک می کند.