عملکردهای اتصال، امور مالی، تدارکات، افراد، دارایی ها، مشتریان و عملیات میدانی شرکت ها را تغییر می دهد. به جای استفاده از سیستم های جداگانه برای هر بخش، شرکت ها به سمت محیط های نرم افزاری حرکت می کنند که در آن داده ها بین تیم ها با تبادل دستی کمتر جریان می یابد.
این انتقال مهم است زیرا تاخیرهای عملیاتی اغلب بین سیستم ها رخ می دهد. امور مالی ممکن است تعهدات آینده را به اندازه کافی زود نبینند. لجستیک ممکن است تغییرات سفارش را در زمان واقعی دریافت نکند. ممکن است HR نداند که آیا کاربران جدید نصب را کامل کرده‌اند یا خیر. مدیریت می تواند به گزارش هایی که قبلاً قدیمی هستند تکیه کند.
اکنون انتظار می‌رود نرم‌افزار سازمانی کاری بیش از ثبت فعالیت انجام دهد. باید جریان های کاری را به هم متصل کند، استثناها را ایجاد کند، از اتوماسیون پشتیبانی کند و به تیم ها کمک کند تا بر اساس داده های فعلی عمل کنند.
سیستم های مالی در حال تبدیل شدن به عملکردی هستند
ابزارهای مالی دیگر محدود به گزارش پایان ماه نیستند. کسب‌وکارهای مدرن به سیستم‌های مالی نیاز دارند که مستقیماً با برنامه‌ریزی، تدارکات، قراردادها، انطباق و تصمیمات جریان نقدی مرتبط باشد.
بدهی نمونه بارز آن است. وام ها، خطوط اعتباری، اوراق قرضه و قراردادهای تامین مالی بر نقدینگی، عهدنامه ها، هزینه های بهره و برنامه ریزی استراتژیک تاثیر می گذارند.
شرکت‌هایی که از نرم‌افزار حساب‌های پرداختنی استفاده می‌کنند، می‌توانند حساب‌های پرداختنی را متمرکز کنند، برنامه‌های پرداخت را نظارت کنند، محاسبات را مدیریت کنند و گزارش‌دهی را با مدیریت بهتر پشتیبانی کنند.
این به تیم های مالی داده های دقیق تری برای پیش بینی می دهد.
همچنین به مدیران کمک می کند تا درک کنند که چگونه تعهدات بدهی بر توسعه، استخدام، تملک و تخصیص سرمایه تأثیر می گذارد.
نرم افزارهای سازمانی بیشتر رویداد محور می شوند
عملیات ترکیبی به سیستم هایی بستگی دارد که هنگام تغییر چیزی واکنش نشان می دهند. به همین دلیل است که گردش‌های کاری رویداد محور اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند.
به جای انتظار برای گزارش هفتگی، نرم افزار می تواند در صورت تجاوز از آستانه، تاخیر در انجام کار، شکست در تحویل یا نزدیک شدن به مهلت مالی، زنگ هشداری را ایجاد کند.
رویدادهایی که ارزش خودکارسازی را دارند
محرک های رایج عبارتند از:
- مهلت تصویب گذشت
- تحویل ناموفق
- تاریخ تمدید قرارداد
- برنامه پرداخت تغییر می کند
- وظایف راه اندازی مشتری جدید
- کمبود سهام
- حمایت از تشدید
- تاریخ بررسی انطباق
- هشدارهای نگهداری دارایی
نرم‌افزار رویداد محور به تیم‌ها کمک می‌کند سریع‌تر واکنش نشان دهند.
همچنین خطر از دست رفتن مشکلات در سیستم های قطع شده را کاهش می دهد.
پلتفرم های لجستیک به سمت دید در زمان واقعی حرکت می کنند
لجستیک کسب و کار بیشتر مبتنی بر داده شده است. مشتریان انتظار به‌روزرسانی‌های دقیق تحویل را دارند، در حالی که تیم‌های عملیاتی باید مسیرها، رانندگان، سفارش‌ها، استثنائات و اثبات تکمیل را مدیریت کنند.
جریان کار لجستیک قطع شده باعث تاخیر می شود.
تیم انبار می تواند بدون اطلاع از ظرفیت مسیر، سفارشات را بسته بندی کند.
راننده می تواند تغییرات دیرهنگام را به عنوان پیامک دریافت کند.
ممکن است تیم خدمات مشتری تا زمانی که مشتری تماس نگیرد، ندانند که تحویل به تأخیر افتاده است یا خیر.
در شرکت هایی با تحویل سنگین، نرم افزار تحویل می تواند از دید مسیر، هماهنگی راننده، به روز رسانی مشتری و اطلاعات عملیاتی مورد نیاز برای برنامه ریزی بهتر پشتیبانی کند.
این امر به ویژه زمانی مهم است که انتظارات خدمات افزایش می یابد و حاشیه ها کم می مانند.
کیفیت داده در حال حاضر یک اولویت عملیاتی است
سیستم های متصل تنها زمانی مفید هستند که داده ها قابل اعتماد باشند. کیفیت پایین داده ها می تواند پیش بینی های بد، وظایف اشتباه، سوابق تکراری، تاییدیه های تاخیری و گزارش های نادرست ایجاد کند.
شرکت ها حتی بیشتر به مدیریت اطلاعات توجه می کنند.
این شامل اعتبار سنجی میدانی، قوانین مالکیت، مسیرهای حسابرسی، مجوزها، استانداردهای نامگذاری، و روال تمیز کردن منظم است.
اطلاعات عملکردی باید در نقطه ورودی ساختار یافته باشد.
اگر تیم‌ها اطلاعات ناقص مشتری، آگهی‌های شغلی مبهم، شرایط پرداخت نامشخص یا اطلاعات مکان متناقض را وارد کنند، سیستم‌های پایین دستی آسیب می‌بینند.
کیفیت خوب داده ها تصحیح دستی را کاهش می دهد.
همچنین اتوماسیون را بهبود می بخشد زیرا سیستم ها می توانند بر روی ورودی های ثابت کار کنند.
شروع به یک جریان کاری یکپارچه تبدیل می شود
پیاده سازی اغلب به عنوان یک کار اداری تلقی می شود، اما بر بهره وری، تجربه مشتری، انطباق و استفاده از سیستم تأثیر می گذارد. جهت گیری ضعیف باعث تاخیر در چندین بخش می شود.
جهت گیری برای کارمندان می تواند شامل منابع انسانی، فناوری اطلاعات، امور مالی، امنیت، مدیران و تیم های آموزشی باشد.
برای مشتریان، می تواند شامل فروش، مدیریت حساب، عملیات، حقوقی، صورتحساب و اجرا باشد.
وقتی این مراحل از طریق ایمیل ها و صفحات گسترده مدیریت می شوند، رد شدن از وظایف آسان است.
استفاده از نرم‌افزار استارت به تیم‌ها کمک می‌کند تا فرم‌ها، تأییدیه‌ها، درخواست‌های سند، یادآوری‌ها، مراحل آموزشی و تحویل‌ها را در یک فرآیند تکرارپذیر سازماندهی کنند.
این یک شروع تمیزتر برای کارمندان، مشتریان، فروشندگان و شرکا ایجاد می کند.
همچنین به مدیران بینشی در مورد محل مسدود شدن افراد می دهد.
داشبوردها در حال تبدیل شدن به مراکز عمل هستند
داشبوردها عمدتاً گزارش بودند. اکنون آنها در حال تبدیل شدن به نقاط کنترل سازمانی هستند.
یک داشبورد مفید فقط سنج ها را نشان نمی دهد.
این نشان می دهد که چه چیزی نیاز به توجه دارد.
مالی ممکن است مجبور باشد پرداخت بدهی های آینده، مهلت های قرارداد و فشارهای پیش بینی را ببیند.
لجستیک ممکن است به مسیرهای دیرهنگام، توقف های ناموفق، حجم کاری راننده و استثناهای مشتری نیاز داشته باشد.
موفقیت مشتری ممکن است به مراحل ناقص ورود، حساب‌های مسدود شده و اسناد مفقود نیاز داشته باشد.
اصول طراحی داشبورد
داشبوردهای موثر باید:
- ابتدا استثناها را برجسته کنید
- از داده های فعلی استفاده کنید
- نشان دادن مالکیت
- پیوند به مراحل اقدام
- محصولات فوری و معمولی را جدا کنید
- از مترهای غیر ضروری خودداری کنید
- از دیدگاه های مبتنی بر نقش پشتیبانی کنید
- روندها را در طول زمان دنبال کنید
- کاهش گزارش دستی
بهترین داشبوردها به افراد کمک می کنند تصمیم بگیرند که چه کاری انجام دهند.
آنها نباید به صفحه دیگری تبدیل شوند که تیم ها از آن چشم پوشی کنند.
یکپارچه سازی از تعداد ویژگی ها مهم تر است
بسیاری از شرکت ها نرم افزار کافی دارند. مشکل این است که ابزارها همیشه با هم کار نمی کنند.
یک پلتفرم با ویژگی‌های زیاد اگر نتواند داده‌ها را با سیستم‌های حسابداری، CRM، ERP، HR، حمل‌ونقل، پشتیبانی یا تجزیه و تحلیل به اشتراک بگذارد، همچنان می‌تواند باعث ایجاد اصطکاک شود.
ادغام در حال حاضر یک عامل مهم انتخاب است.
تیم‌ها API، صادرات داده‌های پاک، همگام‌سازی هم‌زمان، وبکهک‌ها و مجوزهای مورد اعتماد را می‌خواهند.
هدف اتصال کورکورانه همه سیستم ها نیست.
هدف آن اتصال سیستم هایی است که مبادله مسئولیت اتصال باعث ایجاد خطر، تاخیر یا کار تکراری می شود.
یکپارچه‌سازی بهتر ورود مجدد دستی را کاهش می‌دهد و به تیم‌ها کمک می‌کند بر همان منبع حقیقت تکیه کنند.
هوش مصنوعی از تصمیمات پشتیبانی می کند، نه جایگزین فرآیند
هوش مصنوعی در حال تبدیل شدن به بخشی از نرم افزارهای سازمانی است، به ویژه برای پیش بینی، تشخیص ناهنجاری، استخراج اسناد، مسیریابی، گروه بندی پشتیبانی و توصیه های گردش کار.
با این حال، هوش مصنوعی زمانی بهترین کار را انجام می دهد که فرآیند زیربنایی از قبل مشخص باشد.
اگر تأییدیه ها، مالکیت، فیلدهای داده و قوانین تشدید ضعیف باشند، هوش مصنوعی تنها می تواند سردرگمی را تسریع کند.
کسب و کارها باید از هوش مصنوعی برای پشتیبانی از گردش کار ساختاریافته استفاده کنند.
به عنوان مثال، هوش مصنوعی می تواند فعالیت غیرعادی بدهی را گزارش کند، تاخیرهای تحویل را شناسایی کند، موانع اجرا را خلاصه کند یا بهبود فرآیند را توصیه کند.
ارزیابی افراد به ویژه در تصمیمات مالی، حقوقی، مشتری خاص و عملیاتی همچنان اهمیت دارد.
افکار نهایی
گرایش‌های نرم‌افزار سازمانی به سمت عملکردهای متصل، نمایان شدن در زمان واقعی، داده‌های پاک‌تر، ادغام‌های قوی‌تر و جریان‌های کاری مبتنی بر رویداد حرکت می‌کنند.
امور مالی، تدارکات، جهت‌گیری، خدمات مشتری و عملیات میدانی به طور فزاینده‌ای به هم مرتبط می‌شوند، زیرا شرکت‌ها به تصمیمات سریع‌تر و مطمئن‌تری نیاز دارند.
شرکت هایی که بیشترین سود را می برند، آنهایی نیستند که بیشترین ابزار را دارند.
آنها سیستم های مناسب را به هم متصل می کنند، کیفیت داده ها را بهبود می بخشند، تراکنش های مفید را خودکار می کنند و داشبوردها را به نقاط عمل تبدیل می کنند.
