مدیریت موثر تیم به نرم افزاری پیشرفته نیاز دارد که ارتباطات را ساده می کند، فرآیند زمان بندی را ساده می کند و به شما کمک می کند وظایف را به راحتی پیگیری کنید. فرآیندهای دستی کارآمد هستند، اما با رشد کسب‌وکارها منسوخ می‌شوند. چنین فرآیندهایی نمی توانند با وظایف پیچیده هر شرکت در حال رشد کنار بیایند.
در چنین سناریوهایی، برنامه های HR وارد عمل می شوند. آنها یک راه حل همه کاره برای حجم کاری طاقت فرسا یک شرکت در حال رشد ارائه می دهند. چندین گزینه از چنین برنامه هایی وجود دارد که به صورت آنلاین در دسترس هستند. با این حال، انتخاب اپلیکیشن مناسب برای کسب‌وکارتان می‌تواند کاری دلهره‌آور به نظر برسد، به همین دلیل است که ما کار را برای شما آسان‌تر کرده‌ایم. در این مقاله، ویژگی‌های برتری را که باید در برنامه‌های منابع انسانی جستجو کنید، به شما معرفی می‌کنیم.
- رابط کاربر پسند
برنامه مدیریت پرسنل تنها توسط مدیریت بالا استفاده نمی شود. بلکه زمانی موثرتر است که تیم شما نیز آن را درک کند. به دنبال یک برنامه HR با رابط کاربری ساده و قابل درک باشید. گروه های سنی کارمندان تیم خود را در نظر بگیرید.
همه نمی توانند پیچیدگی های تکنولوژی مدرن را درک کنند. بنابراین، یک برنامه ایده آل باید یک سیستم ناوبری واضح داشته باشد و برای نصب نیازی به چیز زیادی روی گوشی نداشته باشد. برنامه کاربرپسند به راحتی تایید تیم را دریافت می کند و همچنین سریعتر با برنامه روزانه آنها سازگار می شود.
- زمان بندی بدون درز
برنامه ریزی وظایف در هر محل کار یک مسئله روزانه مهم است، به ویژه برای شرکت های خرده فروشی، مراقبت های بهداشتی و صنایع مهمان نوازی. یک برنامه کامل باید به کاربران امکان ایجاد، ویرایش و اشتراک‌گذاری برنامه‌ها را بدهد. باید عملکرد آسانی برای کشیدن و رها کردن وظایف داشته باشد. اما این برنامه در چنین شرایطی ایده آل است اگر تضاد در وظایف را نیز تشخیص دهد. برنامه همچنین باید به موقع کارمند را از تغییرات احتمالی برنامه مطلع کند.
- مدیریت حضور و غیاب
جبران معقول کار تنها زمانی امکان پذیر است که کارکنان به طور دقیق به روز شوند، که با کمک برنامه های مدیریت پرسنل امکان پذیر است. چنین سیستم های ردیابی زمان و مدیریت حضور و غیاب، بهبود بهره وری را نیز ممکن می سازد. به دنبال برنامه هایی باشید که دارای عملکردهای ساعت ورود و خروج هستند و می توانند گزارش حضور و غیاب ماهانه تولید کنند. این ویژگی های برنامه همچنین به کاهش اختلافات در طول پرداخت حقوق کمک می کند.
- مدیریت وظایف
وظایف برنامه و ویژگی های مدیریت پروژه تضمین می کند که هر کارمند از وظایف روزانه خود آگاه است. برنامه مدیریت پرسنل باید مدیریت ارشد را قادر به تعیین وظایف، تعیین اهداف و نظارت آسان بر پیشرفت کار کند. یک سیستم مدیریت کار متمرکز به کاهش سردرگمی کمک می کند و به تیم احساس مسئولیت می کند.
- نظارت بر عملکرد
تا پایان سال مالی، بیشتر کسب و کارها عملکرد هر یک از کارمندان را پیگیری خواهند کرد. بر اساس این اجراها ساخته شده است و به آنها رتبه بندی، مشوق ها و موارد دیگر تعلق می گیرد. نظارت بر عملکرد به شناسایی نقاط قوت هر کارمند کمک می کند. برعکس، به مقابله با ضعف های فردی نیز کمک می کند.
برنامه های مدیریت منابع انسانی دارای ویژگی های ردیابی عملکرد هستند که عملکرد کارکنان و نرخ تکمیل کار را در زمان واقعی ارزیابی می کنند. این برنامه همچنین به تولید این گزارش ها کمک می کند تا مدیریت ارشد بتواند بر اساس آن تصمیم گیری کند.
- ابزارهای ارتباط درون برنامه ای
یک تیم نمی تواند بدون یک پلت فرم ارتباط موثر زنده بماند. شما باید به دنبال اپلیکیشنی بگردید که به کارمندان اجازه می دهد با یکدیگر چت و چت کنند. برای تنظیم جلسات، پیام‌ها، مانند پیام‌رسانی و اعلان‌ها، باید قابلیت تماس ویدیویی داشته باشد. یک ویژگی مانند این به تیم اجازه می‌دهد تا در دفتر یا در یک مکان دور در ارتباط و به‌روز بماند.
- دسترسی از راه دور
دنیای مدرن امروزی خواستار راه حل های مدرن برای مشکلات کاری روزانه است. بهینه سازی مدیریت از راه دور تیم این روزها همه از تلفن همراه خود استفاده می کنند. پس چرا از اپلیکیشنی که محدود به فضاهای اداری است استفاده کنیم؟ برنامه مدیریت پرسنل ایده آل باید به راحتی در تلفن همراه هر کارمند قابل دسترسی باشد. باید در حال حرکت در دسترس باشد تا کارمندان بتوانند برنامه روزانه خود را بررسی کنند، حضور خود را مشخص کنند و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. چنین ویژگی به ویژه در صورتی مفید است که شرکت در یک محیط راه دور کار کند.
- قابل ویرایش
هر کارمندی نیازی به دسترسی به تمام ویژگی های برنامه ندارد. به عنوان مثال، ویژگی حقوق و دستمزد برای یک کارمند منابع انسانی مفید است، اما برای دیگران بی فایده است. مدیران ممکن است فقط نیاز به برنامه ریزی وظایف و نظارت بر عملکرد داشته باشند. کارمند باید به مافوق خود گزارش دهد. بنابراین، برنامه باید به راحتی با توجه به نیازهای کارمند قابل تنظیم باشد. سفارشی سازی همچنین به جلوگیری از اضافه بار اطلاعات در سراسر تیم کمک می کند.
- ادغام آسان
برنامه مدیریت پرسنل باید بدون درز باشد. اگر شرکت نرم افزار یا برنامه های کاربردی دیگری دارد که از آنها استفاده می کند، برنامه باید بتواند به راحتی با آن یکپارچه شود. ادغام آسان نرم افزار امکان نظارت روان بر روند کار را فراهم می کند. به عنوان مثال، همگام سازی نرم افزار مدیریت پرسنل با نرم افزار حقوق و دستمزد، محاسبه دقیق حقوق و دستمزد بر اساس ساعات کاری کارمند را امکان پذیر می کند.
- مقیاس پذیری
یکی از ویژگی‌های ایده‌آل که همه برنامه‌های منابع انسانی باید داشته باشند، انعطاف‌پذیری است. محیط کاری شرکت به همین شکل باقی نخواهد ماند. بنابراین، مهم است که برنامه به راحتی مقیاس پذیر باشد تا با نیازهای رو به رشد هر کسب و کار سازگار شود. باید بتواند به کاربران جدید بیشتری اجازه عضویت بدهد. چنین ویژگی‌های انعطاف‌پذیری تضمین می‌کنند که برنامه هرگز از شرکت بزرگتر نمی‌شود.
ویژگی های دیگری که باید در نظر بگیرید
ویژگی های ذکر شده در بالا برای عملکرد هر کسب و کاری ضروری است. با این حال، برخی از عملکردهای اضافی می توانند روند کار را بهبود بخشند:
- یادآوری خودکار به کارکنان کمک می کند تا مهلت های کاری خود را پیگیری کنند.
- ویژگی سلف سرویس کارکنان به کارمندان اجازه می دهد تا اطلاعات شخصی خود را به روز کرده و درخواست ترک خود را داشته باشند.
- برنامه همچنین باید مطابقت با قوانین و مقررات را بررسی کند.
چگونه اپلیکیشن مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنید
هنگام انتخاب برنامه HR برای شرکت خود، باید عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- نیازهای شرکت شما چیست؟ به دنبال نقاط درد در فرآیند منابع انسانی فعلی خود باشید.
- بودجه شما چقدر است؟ برنامه ای را انتخاب کنید که متناسب با بودجه مالی شرکت شما باشد. بودجه همچنین باید شامل نصب، نگهداری و به روز رسانی منظم برنامه باشد.
- دیگران در مورد برنامه چه می گویند؟ بررسی سایر کاربران از برنامه و عملکرد آن در سایر مشاغل مشابه.
- آیا آزمایشی رایگان ارائه می دهد؟ بسیاری از برنامه‌ها امکان استفاده آزمایشی رایگان برای مدت زمان محدود را می‌دهند. می توانید از این زمان برای بررسی سازگاری نرم افزار با شرکت خود استفاده کنید.
نتیجه گیری
انتخاب یک برنامه مدیریت پرسنل می تواند به تجدید روش های عملیاتی شرکت و مدیریت تیم شما کمک کند. ویژگی های مهم مانند زمان بندی، ارتباطات و ردیابی عملکرد را اولویت بندی کنید. هنگامی که تصمیم درستی می گیرید، متوجه فرآیندهای گردش کار روان در شرکت خود و همچنین بهبود بهره وری خواهید شد. تصمیمات عجولانه نگیرید و برای شناسایی نیازهای شرکت خود وقت بگذارید. سرمایه گذاری در برنامه مناسب منابع انسانی تنها قدمی نیست که باید بردارید. این راهی برای رسیدن به یک محل کار کارآمد است.
